Przestrzeganie zapisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych jest obowiązkiem wszystkich podmiotów gromadzących i przetwarzających dane. Audyt RODO pozwala na sprawdzenie stopnia ochrony oraz wskazuje rozwiązania, które pozwolą w jeszcze szerszym zakresie chronić dane osobowe. Co to jest audyt RODO Audyt RODO pozwala określić obowiązujący w firmie, organizacji czy instytucji stan ochrony danych osobowych. Weryfikacja powinna
Przestrzeganie zapisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych jest obowiązkiem wszystkich podmiotów gromadzących i przetwarzających dane. Audyt RODO pozwala na sprawdzenie stopnia ochrony oraz wskazuje rozwiązania, które pozwolą w jeszcze szerszym zakresie chronić dane osobowe.
Co to jest audyt RODO
Audyt RODO pozwala określić obowiązujący w firmie, organizacji czy instytucji stan ochrony danych osobowych. Weryfikacja powinna mieć charakter wielopłaszczyznowy. Może dotyczyć wszystkich, jak i wybranych procesów. Celem nadrzędnym audytu RODO jest sprawdzenie, czy działania realizowane przez dany podmiot są prowadzone zgodnie z zasadami ochrony danych określonymi w art. 5 rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Audyt RODO może być skutecznym wstępem poprzedzającym wdrożenie polityki ochrony danych osobowych w podmiocie, jak i elementem sprawdzającym skutki wdrożonego systemu ochrony danych.
Audyt RODO powinien przeprowadzać audytor charakteryzujący się szeroką wiedzą i doświadczeniem z zakresu ochrony danych osobowych. Istotnym jest, aby posiadał wiedzę nie tylko w zakresie obowiązujących przepisów prawa, ale także funkcjonowania branży, do której należy sprawdzany podmiot. W efekcie będzie mógł odnieść się również do praktycznej sfery jego działalności.
Warto dodać, że audyt nie ma charakteru tradycyjnej kontroli – przeprowadzany jest w celu stworzenia raportu, który wskazuje jedynie kierunki ewentualnych zmian usprawniających ochronę danych osobowych w realizowanych procesach.
Co powinien zawierać audyt RODO
Każdy podmiot, z racji realizowanych przez siebie działań, posiada zindywidualizowany zakres spraw, do których odnosi się ochrona danych. Dlatego zadaniem audytora jest określenie procesów, do których należy stosować przepisy RODO w firmie, instytucji czy organizacji. W audycie określa się również status podmiotów przetwarzających dane osobowe wskazując administratora czy procesora oraz dokonuje się weryfikacji legalności przetwarzania danych osobowych w procesach realizowanych w podmiocie.
Właściwie przeprowadzony audyt RODO powinien także zawierać przegląd:
- klauzul zgód,
- klauzul informacyjnych,
- treści umów powierzenia przetwarzania danych,
- stosowanych środków technicznych (systemów informatycznych i fizycznych) i organizacyjnych.
Jednocześnie w ramach audytu następuje określenie procedur realizacji praw podmiotów danych oraz procedur realizacji obowiązków administratora i procesorów danych.
Efektem przeprowadzonego audytu jest raport poaudytowy, w którym wskazuje się niezgodności, w tym wykryte naruszenia prawa oraz rekomendacje prowadzące do likwidacji niezgodności. Raport odpowiada na pytanie, jakie działania należy podjąć, aby osiągnąć stan zgodności z wymogami RODO.
Dlaczego warto skorzystać z audytu RODO
Ochrona danych osobowych przez wiele podmiotów przestała być traktowana jako przykry i niepotrzebny obowiązek utrudniający codzienną działalność. Wdrażanie stosownych procedur czy przeprowadzanie audytów RODO już nie jest odbierane jako jedynie zabezpieczenie przed wysokimi karami finansowymi czy administracyjnymi. Obecnie coraz więcej podmiotów postrzega RODO jako element sfery marketingowej, która jest bardzo pozytywnie odbierana zarówno przez kontrahentów, jak i klientów. Odpowiednie zabezpieczenie danych osobowych stało się papierkiem lakmusowym wskazującym na odpowiedzialność podmiotu także względem pracowników, co bezpośrednio przekłada się na wiarygodność pracodawcy.
Efektem takiego podejścia jest coraz powszechniejsze dążenie do posiadania dokumentów potwierdzających spełnianie przez firmę, organizację czy instytucję postanowień związanych z ochroną danych osobowych. To prowadzi z kolei do powszechnego korzystania z usług firm wyspecjalizowanych w świadczeniu usług związanych z ochroną danych. Dobrowolne poddanie się audytowi RODO przeprowadzonemu przez firmę zewnętrzną sprzyja poprawie wizerunku. Do przeprowadzenia audytu ochrony danych osobowych w firmie warto zatrudnić podmiot, który posiada stosowne doświadczenie i kadrę legitymującą się odpowiednimi kwalifikacjami i kompetencjami.
