Otrzymanie zaliczki to zdarzenie, które trzeba odpowiednio udokumentować. Jeśli transakcja przeprowadzana jest z inną firmą, wówczas wystarczy wystawić fakturę zaliczkową. Sprawa komplikuje się natomiast w sytuacji, gdy przedpłaty dokonała osoba fizyczna. Co wtedy należy zrobić? Jak wystawić paragon w przypadku zaliczki?

Jak wystawiać paragony w przypadku zaliczek?

Paragon fiskalny to podstawowy dowód księgowy w przypadku sprzedaży produktów i usług osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Nawet jeśli klient zażąda wystawienia faktury, to i tak przedsiębiorca jest zobowiązany do wydrukowania paragonu i jego podpięcie pod jej kopię faktury pozostającą u sprzedawcy. Odpowiedniego udokumentowania wymaga również zaliczka otrzymywana od osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego. Kiedy należy ją zaewidencjonować na kasie fiskalnej?

Zgodnie z ustawą o VAT, obowiązek podatkowy powstaje w momencie wydania towaru lub wykonania usługi. Jednak przy zaliczce obowiązek ten powstaje wcześniej – z chwilą jej otrzymania. To wówczas należy zarejestrować zaliczkę na kasie fiskalnej, nawet jeśli wcześniej wystawiona została faktura zaliczkowa. Nie zwalania ona bowiem podatnika z rejestracji zdarzenia.

Niestety ewidencja zaliczki w dniu jej otrzymania może być utrudnione, zwłaszcza jeśli sprzedawca otrzymuje wpłatę na konto bankowe. Wówczas zaliczka może wpłynąć na rachunek w momencie, gdy przedsiębiorca zakończy już pracę. Co zrobić w takiej sytuacji? Zaewidencjonować zdarzenie w następnym dniu roboczym. Organy podatkowe przewidują taką możliwość i uznają za zasadne rejestrowanie zaliczki bezpośrednio po uzyskaniu informacji o jej otrzymaniu, czyli w dniu następnym (ewentualnie pierwszym dniu pracy po dniach wolnych).

Ewidencjonowanie zaliczek – o czym jeszcze pamiętać?

Na tym jednak nie koniec. Podczas ewidencjonowania zaliczek pamiętać należy o kilku niuansach. Jeśli wpłata zaliczki nastąpiła na przełomie okresów rozliczeniowych (mowa tutaj o sytuacji, w której wpłaty dokonuje się w jednym miesiącu, a ewidencji w kolejnym), optymalnym rozwiązaniem jest dokonanie korekty. Żeby była ona możliwa, należy prowadzić tzw. ewidencję korekt.

Co więcej, pomimo że zaliczkę ewidencjonuje się na kasie fiskalnej według daty jej wpływu, co do zasady przyjmuje się, że nie należy jej ujmować jako przychód w Księdze Przychodów i Rozchodów. O przychodzie można bowiem mówić dopiero w momencie wykonania usługi lub wydania towaru. Wówczas całą należność należy zaewidencjonować w księdze.

Z uwagi na fakt, że rozdzielenie obowiązku podatkowego w VAT i podatku dochodowym było utrudnieniem dla podatników, ustawodawca wprowadził zmiany w przepisach. W sytuacji gdy przedsiębiorca pobierze zaliczkę na poczet dostaw towarów i usług, które będą wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, to dzień pobrania wpłaty uznaje się za datę powstania przychodu. Z takiego uproszczenia mogą jednak skorzystać wyłącznie ci podatnicy, którzy w odpowiednim terminie zawiadomili właściwy sobie Urząd Skarbowy o wyborze takiego sposobu rozliczania zaliczek.

Paragon dokumentujący zaliczkę – odpowiednia nazwa

Ważną kwestią jest także odpowiednie skonstruowanie nazw na paragonach, które dokumentują wpłatę zaliczki. Przedstawienie na paragonie informacji jedynie o przekazanej kwocie czy też stawce VAT nie będzie wystarczające. Dokument musi bowiem zawierać nazwę towaru lub usługi, co pozwoli na jednoznaczne zidentyfikowanie, czego dotyczy dana zaliczka. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów, o ile będą one zrozumiałe dla konsumenta i organu kontrolującego.

Rynek urządzeń rejestrujących obfituje w kasy fiskalne, które umożliwiają stosowanie na paragonach długich nazw towarów lub usług. Ułatwia to identyfikację asortymentu, nawet przy rozbudowanej bazie produktów. Pozwoli również dobrze opisać wykonywane usługi. W efekcie konsument zyska możliwość kontroli zakupu, a organ podatkowy sprawdzenia prawidłowości rozliczenia podatku VAT.

Źródło: CentrumKas