Nawet jeżeli firma nie zajmuje się działalnością typowo biurową, to i tak – prędzej czy później – pojawia się problem z tym, gdzie pomieścić wszystkie dokumenty. Każda kolejna umowa, faktura, oświadczenie czy lista pracowników, to wszystko wiąże się z wieloma dodatkowymi papierami. Co ważne, na każdym z nich znajdują się dane, które podlegają ochronie. Dlatego nie tylko trzeba je w odpowiedni sposób przechowywać, by nie dopuścić do jakiegokolwiek wycieku. Trzeba o to zadbać również na etapie niszczenia dokumentów.

Jakie dokumenty gromadzi firma

Przede wszystkim, jeszcze przed rozpoczęciem przygotowań do niszczenia dokumentów, które nie są już potrzebne w przedsiębiorstwie, należy sobie uświadomić, co może się do tego kwalifikować. To nie muszą być wyłącznie umowy z pracownikami czy ważnymi kontrahentami. Tak naprawdę to każdy rodzaj zapisu, który zawiera na przykład dane osobowe lub dane wrażliwe. Nie wolno dopuścić do ich wycieku poza firmę. Nawet wewnątrz przedsiębiorstwa mogą być one wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z podpisaną umową – jest to zresztą regulowane prawnie. A nieprzestrzeganie takich przepisów będzie skutkować dotkliwą i kosztowną karą. Dlatego należy dokładnie sprawdzać wszystkie dokumenty, które mogą podobne dane zawierać.

Warto pamiętać również, że nie dotyczy to wyłącznie wersji papierowych, ale również tych elektronicznych. Wiele faktur jest wysyłanych obecnie wyłącznie drogą mailową, nie ma nawet konieczności ich podpisu, by były one ważne. A przecież na nich również są zawarte istotne dane – zarówno firmy, jak i klienta.

Jak przygotować się do niszczenia dokumentów w firmie

Po pierwsze, należy pamiętać, że wszelkie dokumenty, które w danym przedsiębiorstwie podlegają zniszczeniu, muszą być dokładnie chronione na każdym z etapów – czyli zarówno podczas samego ich gromadzenia, jak i na sam koniec, podczas niszczenia. Można umieścić w biurze specjalną zamykaną szafkę, do której będą wkładane wszystkie materiały przeznaczone do utylizacji. Można tam umieszczać również nośniki USB, karty SD, dyski zewnętrzne i tego typu urządzenia, na których również zostały zapisane różnego rodzaju dokumenty. Trzeba bowiem pamiętać, że nie wystarczy usunąć niepotrzebne pliki z takich nośników – wystarczy znajomość odpowiednich programów do przywracania utraconych danych i już można je wszystkie odzyskać. Dlatego, jeśli nie ma pewności, czy dokumenty zapisane w wersjach elektronicznych zostały usunięte trwale, należy wziąć pod uwagę także zniszczenie nośnika, na którym były one umieszczone.

Jeżeli  temat niszczenia dokumentów dotyczy wyłącznie wersji papierowych, dobrze jest wyciągnąć je wcześniej z różnego rodzaju teczek czy segregatorów. Dzięki temu będą zajmowały zdecydowanie mniej miejsca, a te przedmioty będzie można użyć po raz kolejny – o ile na nich również nie są zapisane jakieś ważne dane.

Profesjonalne niszczenie dokumentów

By mieć pewność, że wszystkie dokumenty zostaną zniszczone we właściwy sposób – to znaczy trwały i bezpieczny – dobrze jest skorzystać z usług profesjonalistów. Na rynku można znaleźć wiele firm, które zajmują się podobną działalnością. Dużym atutem takich usług jest to, że pracownicy przedsiębiorstwa doradzą, jak zacząć przygotowania do niszczenia dokumentów – czyli podpowiedzą, w jaki sposób je przechowywać. Mogą zaproponować także wynajem specjalnej szafki, z której regularnie będą odbierać dokumenty do utylizacji.

Firma specjalizująca się w niszczeniu dokumentów dysponuje odpowiednim sprzętem, który gwarantuje utylizację wszystkich zapisów w sposób trwały. To oznacza, że nie da się ich już w żaden sposób odtworzyć. Dotyczy to zarówno dokumentów w wersji papierowej, jak i tych zapisanych na nośnikach elektronicznych. A co najważniejsze, takie przedsiębiorstwo gwarantuje, że odpowiednio zabezpieczy dane na każdym z etapów współpracy – czyli od momentu odbioru dokumentów z firmy, przez transport, po samo zniszczenie.

Źródło: Essi – utylizacja dokumentów